إن إدارة المشتريات هي الإدارة
المسؤولة عن مد المنظمة
بكل ما تحتاجه من سلع وخدمات ومواد خام تمكنها
من تنفيذ
أنشطتها التجارية، فهي صمام أمان المنظمة
وشريان حياتها.
وإذا كانت إدارة المشتريات هي صمام أمان المنظمة
فإن الموردين هم صمام أمان إدارة المشتريات
الأمر الذي يجعل إدارة الموردين واستدامة العلاقات معهم
هو الضامن الأساسي لاستمرار تدفق السلع والخدمات
والمواد الخام إلى
المنظمة بأعلى جودة وأقل سعر.
فكيف تكون إدارة الموردين هي
الضامن الأساسي لتحقيق مشتريات ناجحة؟
تقوم إدارة المورّدين على مجموعة من
المبادئ والعمليات والوسائل التي تساعد المنظمة على تحقيق علاقات إيجابية ودائمة
معهم وتمنحها أعلى قيمة متوقعة، وتساعدها على خفض التكاليف وتقليل المخاطر الناجمة
عن عمليات الشراء الفاشلة التي قد تكبدها خسائر مالية كبيرة.
فما هي تلك المبادئ؟
مبدأ المصلحة المشتركة بين المنظمة
والمورد هو أول تلك المبادئ، فالطرفان لا بد أن يستشعرا أنهما على سفينة واحدة ومن
الحماقة أن يقوم أحدهما بثقبها لأن ذلك سيؤدي إلى غرق الجميع أن فالطرفان (المنظمة
والمورد) لا بد أن يعملا على تحقيق مكاسب مشتركة لكليهما فهما شركاء عمل وأصحاب
مصلحة واحدة ولا يجوز أن يضر أحد منهما بالآخر.
أما ثاني تلك المبادئ فهو مبدأ
الشفافية والوضوح، فالعلاقات بين المنظمة والمورد لا بد أن تكون شفافة وواضحة.
فمن الوضوح أن يُطلع المورد على سياسات
المنظمة ولوائحها المتعلقة به وهذه هي واحدة من مسؤوليات المختصين في إدارة
المشتريات الذين يجب أن يوضحوا للمورد كافة السياسات واللوائح المتعلقة به ويشرحون
له المحاذير التي يجب أن يبتعد عنها ويتجنبها، ومن الأجمل أن تسلم لكل مورد نسخة
من مدونة السلوك الخاصة بالمشتريات والتي تضع الأطر الصحيحة للتعامل معهم.
أما المبدأ الثالث من مبادئ إدارة
الموردين فهو مبدأ العدالة في التعامل وذلك من خلال إتاحة الفرصة لجميع الموردين
في التنافس الشريف من أجل الحصول على عقود الشراء مع المنظمة وإتاحة المجال لهم
جميعا لتقديم عروضهم وعطاءاتهم وتقييمها ومقارنتها ومنح الأفضلية لمن يمتلك
الكفاءة والقدرة منهم.
إن التزام المنظمة بتطبيق هذه المبادئ
بالإضافة إلى تطبيقها للمنهجية السليمة في إدارة الموردين سيمكنها من ضبط العلاقات
معهم ويضمن عدم الإضرار بمصالح الطرفين على حدٍ سواء.
والمنهجية السليمة
في إدارة الموردين تقوم على ثلاث خطوات أساسية هي: التأهيل المسبق للموردين، ومتابعة
وتقييم أدائهم أثناء وبعد تنفيذ عقود التوريد، ثم تصنيفهم إلى مستويات تصنيف وفق
الكفاءة والفاعلية.
فما هو التأهيل المسبق للموردين؟
وماذا سيحقق للمنظمة؟
التأهيل المسبق للموردين نعني به عملية
فحص وتقييم دقيق لكافة الموردين المتقدمين بطلبات إلى المنظمة يبدون فيها
استعدادهم عن توفير احتياجاتها من السلع والخدمات، ينتج عن تلك العملية اختيار
الموردين الذين يملكون القدرات الفنية والمالية المناسبة وإضافتهم إلى قائمة الموردين
المعتمدين لديها.
وهذا يعني أن المنظمة لن تعتمد إي مورد
إلا إذا كان يمتلك الأهلية الكاملة والقدرات والخبرات المناسبة لتوفير احتياجاتها
من السلع والخدمات. فما الفائدة من ذلك؟
إن التأهيل المسبق للموردين هو أساس
ضبط العلاقات بينهم وبين المنظمة لأنه يساعد مختص المشتريات على تضييق نطاق
الخيارات وتحديد الموردين الذين هم الأكثر ملاءمة لاحتياجات منظمته ، فضلاً عن تقليل
المخاطر المرتبطة بالعمل مع الموردين، مثل عدم الوفاء بالشروط المتفق عليها أو
تقديم منتجات غير موثوقة كما أنه سيساعد في تحسين جودة المنتج أو الخدمة التي
سيقدمها مورد لديه خبرات وقدرات مالية وفنية وبشرية مناسبة ، بالإضافة إلى تحسين الكفاءة
التشغيلية من خلال تقليل الوقت والجهد اللازمين لتحديد الموردين المناسبين في كل
طلب شراء، حيث سيوفر قائمة بالموردين المعتمدين يسهل الرجوع إليها بسرعة عند
الرغبة في الشراء والاختيار منهم.
كما تُعد عملية تقييم أداء المورد
أثناء وبعد التنفيذ هي الخطوة الثانية التي يجب أن يتبعها مختص المشتريات في
المنظمة لضمان سير عملية التوريد وفق المعايير والشروط المتفق عليها. والتي منها
المعيار الفني ومعيار الأداء ومعيار التعامل والانضباط. وهذا التقييم هو وسيلة
دقيقة لمعرفة المخاطر الناجمة عن عملية التوريد ويمكن المنظمة من تفاديها من خلال
اتخاذ الإجراءات المناسبة التي قد تصل إلى إنهاء العقد أو حجز دفعات السداد أو
إدراج المورد في القائمة السوداء أو الرمادية.
فالقائمة السوداء للموردين هي قائمة يُدرج فيها كل مورد ثبت ممارسته أنشطة أو مخالفات تلحق الضرر
بالشركة أو عملائها أو تخالف الأنظمة والقوانين النافذة، وهذه هي واحدة من نتائج
التقييم المستمر لأداء المورد.
أما الخطوة الثالثة فهي تصنيف الموردين إلى ثلاث أو أربع فئات حسب القدرات
المالية والفنية التي تم اكتشافها في الميدان أثناء عملية التقييم ، وهذا سيمكن
إدارة المشتريات من عدم منح المورد أي عقد لا يتناسب مع قدراته المالية والفنية
وقدرات الأداء ، فعلى سبيل المثال المورد الذي تعثر أكثر من مرة في توفير المعدات
والتجهيزات المستخدمة في تنفيذ مشروع بناء برج سكني ستجعله في النهاية يتأخر عن
تسليم المشروع في موعده، وهذا يجعل إدارة المشترات تعيد النظر في التعاقد معه بعد
أن تصنفه في مستوى أدنى من المستوى السابق فلن تمنحه عقود مشاريع بهذا الحجم.
ومما سبق نستنتج أن من مهام إدارة المشتريات في المنظمات هو العمل على إدارة الموردين باحتراف وكفاءة ولن يتم ذلك إلا من خلال التزامها بمبادئ تلك الإدارة وقيمها واتباعها المنهجية السليمة في ذلك.
وخلاصة القول أن عملية إدارة الموردين من العمليات المعقدة والمتفرعة ، وأنت كمختص في هذا المجال يجب عليك أن تمتلك مهارات عالية في إدارة الموردين وتقييمهم، وقد وفرت التقنية الحديثة وعالم الأنترنت أصناف متنوعة من المحتوى العلمي والتدريبي منها موقع Udemy العالمي الذي تتوفر فيه دورة تدريبية متميزة تؤهلك لتكون مديراً محترفاً لإدارة سلاسل الإمداد، وهي دورة مسجلة في أكثر من 6 ساعت ونصف توزعت في 44 محاضرة فيديو ، والمميز أنها تقدم لك العديد من النماذج التطبيقية كاستمارة تقييم المورد واستمارة التأهيل المسبق في مستندان قابلة للتنزيل PDF.
يمكنك الانضمام إلى الدورة التدريبية ( مدير إدارة سلاسل الإمداد المعتمد SCM ) من خلال الضغط على الرابط التالي:
اضغط هنا للتسجيل في دورة مدير إدارة سلاسل الإمداد المعتمد
